Privacy Policy Generale
di Officina Immaginata Società Cooperativa Sociale

La presente informativa descrive le modalità con cui Officina Immaginata Società Cooperativa Sociale tratta i dati personali delle persone che entrano in relazione con la cooperativa attraverso il sito istituzionale, i sottodomini collegati, i servizi, i progetti, gli eventi, gli spazi gestiti, i moduli online, i canali digitali e i contatti diretti.

La presente informativa ha carattere generale. Per alcuni servizi, progetti o attività possono essere pubblicate informative specifiche o schede privacy dedicate, che integrano la presente informativa e descrivono in modo più puntuale le finalità e le modalità del trattamento.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Officina Immaginata Società Cooperativa Sociale

• Sede legale: Via Conti della Bordella 24/A, 40026 Imola (BO)

• CF/P.IVA: 03197221207

• Email: info@officinaimmaginata.it

• Email privacy: privacy@officinaimmaginata.it

• PEC: officinaimmaginata@pec.it

Per richieste relative alla protezione dei dati personali è possibile scrivere all’indirizzo email privacy sopra indicato.

2. Ambito di applicazione

La presente informativa si applica, in via generale, ai trattamenti svolti da Officina Immaginata nell’ambito delle proprie attività educative, sociali, culturali, giovanili, formative, digitali, aggregative e amministrative.

A titolo esemplificativo, può riguardare:

• sito istituzionale e sottodomini della cooperativa;

• servizi estivi e campi estivi;

• doposcuola, prescuola e servizi educativi;

• attività nelle scuole e percorsi formativi;

• progetti educativi individuali;

• centri giovanili, hub territoriali e spazi aggregativi;

• Ca’ Vaina, Hub Stazione e altri spazi gestiti dalla cooperativa;

• progetti di politiche giovanili, partecipazione e cittadinanza attiva;

• eventi, festival, laboratori, workshop e attività culturali;

• servizi di facilitazione digitale e inclusione digitale;

• attività di orientamento, informazione, accompagnamento e supporto;

• attività di ricerca, ricezione e gestione delle candidature, selezione e attività finalizzate all'eventuale instaurazione di rapporti di lavoro, collaborazione, tirocinio o altri rapporti professionali;

• comunicazioni istituzionali, informative e promozionali;

• rapporti con utenti, famiglie, giovani, scuole, enti pubblici, partner, fornitori, collaboratori.

Quando Officina Immaginata opera per conto di un ente pubblico, di una scuola, di un committente o di un altro titolare del trattamento, potrà agire come responsabile esterno del trattamento. In tali casi, l’informativa principale potrà essere resa dal soggetto titolare del trattamento e Officina Immaginata tratterà i dati secondo le istruzioni ricevute.

3. Categorie di dati personali trattati

A seconda del servizio, del progetto o del canale utilizzato, Officina Immaginata può trattare le seguenti categorie di dati personali:

Dati identificativi e di contatto

Nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, indirizzo, email, numero di telefono, dati del genitore, tutore o esercente la responsabilità genitoriale, dati dei delegati al ritiro o dei contatti di emergenza.

Dati relativi alla partecipazione ai servizi

Informazioni relative a iscrizioni, presenze, assenze, preferenze organizzative, attività frequentate, richieste specifiche, gruppi, turni, sedi, orari, percorsi educativi, partecipazione a eventi, laboratori o progetti.

Dati amministrativi, contabili e di pagamento

Dati necessari per iscrizioni, quote, pagamenti, fatturazione, rendicontazione, contributi, agevolazioni, ricevute, rimborsi e adempimenti amministrativi o fiscali.

Dati relativi a candidature e selezione

Nell'ambito delle attività di ricerca e selezione, Officina Immaginata può trattare dati identificativi e di contatto, informazioni contenute nel curriculum vitae, dati relativi a formazione, titoli di studio, qualifiche, abilitazioni, competenze ed esperienze professionali o formative, informazioni relative alla disponibilità lavorativa e al possesso dei requisiti richiesti dalla posizione, nonché informazioni e valutazioni professionali raccolte o formulate durante colloqui e altre fasi della selezione. Eventuali categorie particolari di dati personali o dati relativi a condanne penali e reati sono trattati esclusivamente quando pertinenti e necessari rispetto alla specifica posizione e nei casi e nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

Dati relativi a minori

Molti servizi della cooperativa sono rivolti a bambini, adolescenti e giovani. In tali casi possono essere trattati dati del minore e dei genitori, tutori o soggetti delegati, nei limiti necessari all’organizzazione e alla gestione del servizio.

Dati particolari

In alcuni casi, quando strettamente necessario per garantire sicurezza, inclusione, accessibilità, cura educativa o corretta gestione del servizio, possono essere trattati dati particolari, come informazioni relative a salute, allergie, intolleranze, disabilità, bisogni educativi, fragilità o altre condizioni personali. Tali dati sono trattati solo quando necessari, con adeguate cautele e, ove richiesto, sulla base del consenso esplicito dell’interessato o di chi esercita la responsabilità genitoriale, oppure sulla base di altra condizione prevista dalla normativa applicabile.

Immagini, audio e video

Durante attività, eventi, laboratori o progetti possono essere realizzate fotografie, riprese video o registrazioni audio.

La pubblicazione o diffusione esterna di immagini, video o audio riconoscibili avviene solo quando è presente una base giuridica adeguata e, di norma, previo consenso specifico, separato e revocabile. Il mancato consenso all’uso dell’immagine non impedisce la partecipazione al servizio, salvo casi specifici che saranno indicati nell’informativa dedicata.

Dati di navigazione e dati tecnici

I sistemi informatici e gli strumenti utilizzati per il funzionamento dei siti possono acquisire dati tecnici, come indirizzi IP, identificativi del dispositivo, dati del browser, log, informazioni sulla navigazione e cookie.

Per maggiori informazioni sull’uso di cookie e strumenti analoghi si rinvia alla Cookie Policy.

Dati raccolti tramite comunicazioni dirette

Possono essere trattati dati contenuti in email, telefonate, messaggi WhatsApp Business, moduli di contatto, richieste informative, comunicazioni social, richieste di iscrizione, segnalazioni o altre forme di contatto diretto.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

Officina Immaginata tratta i dati personali per le seguenti finalità.

4.1 Gestione delle richieste di contatto e informazioni

I dati sono trattati per rispondere a richieste inviate tramite sito, email, telefono, moduli online, social network, WhatsApp Business o altri canali di contatto.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali; legittimo interesse del titolare a rispondere alle richieste ricevute.

4.2 Iscrizione, organizzazione ed erogazione dei servizi

I dati sono trattati per gestire iscrizioni, presenze, comunicazioni operative, attività educative, formative, culturali, aggregative, digitali, sportive, laboratoriali o di orientamento.

Base giuridica: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali; adempimento di obblighi normativi; interesse pubblico o rapporto con enti pubblici, ove applicabile; consenso quando richiesto.

4.3 Gestione di servizi rivolti a minori

I dati dei minori e dei genitori, tutori o delegati sono trattati per organizzare e svolgere servizi educativi, scolastici, extrascolastici, estivi, aggregativi o di accompagnamento.

Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto; consenso del genitore/tutore quando necessario; adempimento di obblighi normativi; tutela della sicurezza e dell’incolumità degli interessati.

4.4 Gestione di dati particolari necessari al servizio

I dati relativi a salute, allergie, intolleranze, disabilità, bisogni educativi, fragilità o altre condizioni personali sono trattati solo se necessari per garantire sicurezza, inclusione, accessibilità, corretta organizzazione del servizio o adeguato accompagnamento educativo.

Base giuridica: consenso esplicito dell’interessato o del genitore/tutore; motivi di interesse pubblico rilevante, ove applicabili; tutela della salute o dell’incolumità della persona; obblighi derivanti da rapporti con enti pubblici, scuole o servizi sociosanitari, ove pertinenti.

4.5 Gestione amministrativa, contabile e fiscale

I dati sono trattati per pagamenti, fatturazione, ricevute, rimborsi, rendicontazione, contributi pubblici o privati, controlli amministrativi e obblighi fiscali.

Base giuridica: esecuzione del contratto; adempimento di obblighi legali; legittimo interesse alla corretta gestione amministrativa.

4.6 Comunicazioni operative relative ai servizi

I dati sono trattati per inviare comunicazioni necessarie allo svolgimento del servizio, come conferme di iscrizione, variazioni di orario, promemoria, indicazioni organizzative, aggiornamenti logistici o comunicazioni urgenti.

Base giuridica: esecuzione del servizio; legittimo interesse del titolare alla corretta organizzazione delle attività.

4.7 Comunicazioni informative su iniziative, eventi e attività della cooperativa

Con il consenso dell’interessato, Officina Immaginata può inviare aggiornamenti su iniziative, eventi, attività, progetti o opportunità coerenti con le finalità sociali, educative, culturali e territoriali della cooperativa.

Base giuridica: consenso, revocabile in qualsiasi momento.

4.8 Documentazione, comunicazione istituzionale e racconto delle attività

Fotografie, video, audio, testimonianze o materiali relativi alle attività possono essere utilizzati per documentare progetti, produrre report, comunicare attività istituzionali, raccontare l’impatto sociale della cooperativa o adempiere a obblighi di rendicontazione verso enti finanziatori.

Base giuridica: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali; adempimento di obblighi normativi; consenso, quando richiesto; svolgimento di attività affidate, convenzionate o disciplinate da enti pubblici, nei casi e nei limiti previsti dalla normativa applicabile.

4.9 Gestione dei siti web, sicurezza informatica e statistiche

I dati tecnici e di navigazione sono trattati per consentire il funzionamento dei siti, garantire sicurezza, prevenire abusi, produrre statistiche aggregate e migliorare i contenuti.

Base giuridica: legittimo interesse del titolare alla sicurezza e al funzionamento dei siti; consenso per cookie o strumenti di tracciamento non tecnici, ove richiesto.

4.10 Gestione dei rapporti con enti, partner, scuole, fornitori e collaboratori

I dati sono trattati per gestire rapporti istituzionali, convenzioni, contratti, affidamenti, partnership, co-progettazioni, rendicontazioni, forniture, collaborazioni professionali e comunicazioni organizzative.

Base giuridica: esecuzione di contratti o misure precontrattuali; adempimento di obblighi legali; legittimo interesse alla gestione dei rapporti organizzativi e istituzionali.

4.11 Candidature e selezione del personale

I dati personali trattati nell'ambito di candidature spontanee, procedure di ricerca e selezione e attività connesse all'eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro, collaborazione, tirocinio o altro rapporto professionale sono utilizzati per ricevere e gestire le candidature, valutare la coerenza dei profili con le posizioni o le esigenze professionali della cooperativa, organizzare e svolgere colloqui o altre fasi della selezione, verificare il possesso dei requisiti richiesti e svolgere le attività necessarie all'eventuale instaurazione del rapporto.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR; adempimento di obblighi legali, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR, ove applicabile.

Qualora Officina Immaginata svolga attività di ricerca diretta di profili professionali utilizzando informazioni professionali legittimamente accessibili, il trattamento può fondarsi sul legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR, previa valutazione della necessità e del bilanciamento con i diritti e le libertà dell'interessato. Le eventuali categorie particolari di dati personali e i dati relativi a condanne penali e reati sono trattati esclusivamente nei casi e nei limiti consentiti dagli artt. 9 e 10 del GDPR e dalla normativa nazionale applicabile. Per maggiori informazioni sul trattamento dei dati nell'ambito della ricerca e selezione si rinvia alla sezione 16. Ricerca, candidature, selezione e instaurazione del rapporto di lavoro o collaborazione.

5. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati può essere:

• obbligatorio quando necessario per erogare un servizio, adempiere a obblighi normativi, gestire pagamenti, garantire sicurezza o consentire la partecipazione ad attività;

• facoltativo per finalità ulteriori, come comunicazioni informative, newsletter, pubblicazione di immagini o materiali promozionali.

Il mancato conferimento dei dati necessari può impedire l’iscrizione, la partecipazione al servizio o la corretta gestione della richiesta.

Per le candidature, la scelta di presentare il proprio profilo è libera. Il conferimento dei dati necessari a identificare la persona candidata, valutarne il profilo professionale e gestire il processo di selezione è tuttavia necessario affinché Officina Immaginata possa prendere in considerazione la candidatura. Il mancato conferimento di tali dati può quindi rendere impossibile la partecipazione alla selezione. Non è richiesto il conferimento di informazioni personali non pertinenti rispetto alla posizione o alle finalità della selezione.

Il mancato consenso a finalità facoltative non pregiudica l’accesso ai servizi principali, salvo diversa indicazione specifica.

6. Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con strumenti cartacei, informatici, digitali e telematici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

Officina Immaginata adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, uso improprio, divulgazione non autorizzata o distruzione.

L’accesso ai dati è limitato al personale, ai collaboratori e ai soggetti autorizzati che ne abbiano effettiva necessità per lo svolgimento delle proprie mansioni.

7. Strumenti e piattaforme utilizzate

Per la gestione delle attività, Officina Immaginata può utilizzare strumenti digitali e piattaforme di terzi, tra cui, a titolo esemplificativo:

• Google Workspace e relative applicazioni;

• Google Sites;

• Google Analytics;

• Google Search Console;

• Google Maps;

• WordPress;

• Tally;

• Stripe;

• Satispay;

• Canva;

• Google Fonts;

• Strumenti di intelligenza artificiale, ove autorizzati e nel rispetto delle policy interne;

• WhatsApp Business;

• email e telefono;

• Instagram, Facebook, LinkedIn;

• Meta Business Suite.

L’utilizzo di tali strumenti avviene in base alle rispettive configurazioni, condizioni contrattuali e informative privacy. Quando necessario, Officina Immaginata verifica il ruolo dei fornitori e adotta accordi o misure adeguate per disciplinare il trattamento dei dati.

L’uso di strumenti di intelligenza artificiale per dati personali, dati di minori, dati relativi alla salute, fragilità o situazioni educative delicate è consentito solo se autorizzato dalla cooperativa e nel rispetto delle procedure interne.

8. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati, nei limiti delle finalità indicate, a:

• personale, soci lavoratori, collaboratori, educatori, formatori, operatori e soggetti autorizzati da Officina Immaginata;

• consulenti amministrativi, fiscali, legali, del lavoro e privacy;

• fornitori di servizi informatici, piattaforme digitali, hosting, strumenti di pagamento, sistemi di comunicazione e gestione documentale;

• enti pubblici, Comuni, scuole, AUSL, ASP, Nuovo Circondario Imolese, Regione, Ministeri, Dipartimenti, fondazioni o altri soggetti finanziatori, quando necessario per lo svolgimento di servizi, progetti, rendicontazioni o obblighi istituzionali;

• partner di progetto, nei limiti necessari alla realizzazione delle attività e secondo ruoli privacy definiti;

• istituti bancari, piattaforme di pagamento e soggetti coinvolti nei pagamenti;

• autorità competenti, quando previsto dalla legge.

I dati non sono venduti a terzi.

9. Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

Alcuni strumenti digitali utilizzati dalla cooperativa possono comportare il trattamento o il trasferimento di dati personali verso Paesi situati fuori dallo Spazio Economico Europeo.

In tali casi, Officina Immaginata verifica, per quanto di competenza, che il trasferimento avvenga sulla base di strumenti riconosciuti dalla normativa applicabile, come decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre garanzie previste dal GDPR.

10. Tempi di conservazione

I dati personali sono conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono raccolti e, successivamente, per il tempo previsto da obblighi normativi, contabili, fiscali, contrattuali o di rendicontazione.

A titolo generale:

• i dati relativi a richieste di contatto sono conservati per il tempo necessario alla gestione della richiesta;

• i dati relativi a iscrizioni e servizi sono conservati per la durata del servizio e per il periodo necessario alla gestione amministrativa, rendicontativa o di eventuali contestazioni;

• i dati contabili e fiscali sono conservati secondo i termini previsti dalla normativa vigente;

• i consensi e le liberatorie possono essere conservati per il tempo necessario a documentare la liceità del trattamento;

• immagini e materiali di comunicazione sono conservati per il periodo indicato nell’informativa specifica o nella liberatoria;

•  i dati trattati per comunicazioni informative sono conservati fino a revoca del consenso o richiesta di cancellazione;

A titolo più specifico, relativamente al processo di candidatura, selezione e instaurazione di eventuali rapporti di lavoro, collaborazione, tirocinio o altri rapporti professionali:

• i dati relativi a candidature presentate per una specifica posizione e non seguite dall'instaurazione del rapporto sono conservati per un massimo di 12 mesi dalla conclusione della relativa procedura di selezione;

• i dati relativi alle candidature spontanee sono conservati per un massimo di 12 mesi dalla loro ricezione e, durante tale periodo, possono essere valutati in relazione a opportunità professionali coerenti con il profilo presentato;

• decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati sono cancellati o anonimizzati, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per adempiere a un obbligo di legge o per accertare, esercitare o difendere un diritto, limitatamente al periodo necessario a tale finalità;

• qualora la selezione conduca all'instaurazione di un rapporto di lavoro, collaborazione, tirocinio o altro rapporto professionale, i dati necessari alla costituzione e gestione del rapporto sono conservati secondo le finalità e i termini applicabili a tale rapporto; i dati raccolti durante la selezione che non risultino più necessari sono cancellati.

Tempi di conservazione più specifici possono essere indicati nelle informative dedicate ai singoli servizi.

11. Minori

Officina Immaginata svolge molte attività rivolte a bambini, adolescenti e giovani. Per i servizi rivolti a minori, la raccolta dei dati avviene di norma tramite genitori, tutori o esercenti la responsabilità genitoriale, salvo i casi in cui la normativa consenta diversamente.

La cooperativa tratta i dati dei minori con particolare attenzione ai principi di minimizzazione, proporzionalità, sicurezza e tutela della dignità della persona.

La pubblicazione di immagini, video o altri contenuti che rendano riconoscibili minori avviene solo con adeguata base giuridica e, di norma, con consenso specifico del genitore/tutore.

12. Immagini, video e materiali di comunicazione

La partecipazione a un servizio, attività o evento non comporta automaticamente il consenso alla pubblicazione di immagini o video.

Quando Officina Immaginata intende utilizzare immagini, video, audio o testimonianze per comunicazione esterna, social network, siti web, materiali promozionali, rendicontazione pubblica o archivio comunicativo, richiede un consenso specifico, separato e revocabile, salvo diversa base giuridica applicabile.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

14. Social network e canali esterni

Officina Immaginata utilizza canali social e piattaforme esterne, tra cui Instagram, Facebook, LinkedIn e Meta Business Suite, per comunicare attività, eventi, progetti e informazioni istituzionali.

L’interazione con tali canali comporta anche trattamenti di dati effettuati dalle rispettive piattaforme, secondo le loro informative privacy e condizioni d’uso.

Per messaggi, commenti o interazioni inviate tramite social network, Officina Immaginata tratta i dati necessari a rispondere, gestire la comunicazione e moderare eventuali contenuti, nel rispetto delle finalità istituzionali della cooperativa.

15. WhatsApp Business, email e telefono

Officina Immaginata può utilizzare email, telefono e WhatsApp Business per comunicazioni informative, organizzative o di servizio.

WhatsApp Business può essere usato per comunicazioni operative, aggiornamenti relativi ai servizi, messaggi urgenti o scambi necessari alla gestione delle attività. L’utilizzo di WhatsApp avviene tenendo conto della natura del canale e limitando la condivisione di dati personali non necessari o dati particolarmente delicati.

Per comunicazioni che contengano dati sensibili, informazioni educative delicate, documenti riservati o dati di minori, la cooperativa potrà indicare canali più adeguati e sicuri.

17. Trattamenti svolti per conto di altri titolari

In alcuni progetti o servizi, Officina Immaginata può trattare dati personali per conto di enti pubblici, scuole, Comuni, Unioni, ASP, AUSL, fondazioni o altri soggetti titolari del trattamento.

In tali casi, Officina Immaginata agisce come responsabile esterno del trattamento, sulla base di un accordo o atto di nomina, e tratta i dati secondo le istruzioni del titolare.

L’informativa principale potrà essere resa dal soggetto titolare del trattamento. Officina Immaginata potrà comunque pubblicare o richiamare informazioni utili a chiarire il proprio ruolo operativo.

18. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali, tra cui:

• diritto di accesso ai dati personali;

• diritto di rettifica;

• diritto di cancellazione, nei casi previsti;

• diritto di limitazione del trattamento;

• diritto di opposizione;

• diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;

• diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;

• diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Le richieste possono essere inviate a:

• Email privacy: privacy@officinaimmaginata.it

• PEC: officinaimmaginata@pec.it

Officina Immaginata risponderà alle richieste nei termini previsti dalla normativa applicabile.

19. Aggiornamenti della presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata nel tempo, anche in relazione a modifiche normative, organizzative, tecnologiche o all’attivazione di nuovi servizi e progetti.

La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito istituzionale della cooperativa. Quando necessario, Officina Immaginata potrà fornire comunicazioni specifiche agli interessati o aggiornare le informative dedicate ai singoli servizi.

20. Informative specifiche dei servizi

Per alcuni servizi, la presente informativa è integrata da informative o schede privacy dedicate. In particolare, potranno essere disponibili informative specifiche per:

• Campi Estivi e Servizi Estivi;

• Doposcuola e Prescuola;

• Digitale Facile;

• GECO 14;

• Ca’ Vaina;

• Hub Stazione;

• OpenUP;

• O/Lab;

• Eventi;

• Repair Café;

• Scuola;

• Progetti educativi individuali;

• altri progetti o servizi attivati dalla cooperativa.

In caso di differenza tra la presente informativa generale e una scheda privacy specifica, prevale l’informativa specifica per il trattamento descritto.